Tuto #2 : Organiser mon Hackathon en 11 grandes étapes

Vous savez maintenant ce qu’est un Hackathon (cf billet « Immanquable de l’innovation : le Hackathon ! Qu’est-ce que c’est ?« ) et vous voulez en organiser un !

L’organisation de votre Hackathon peut être faite en interne ou confiée à une entreprise spécialisée comme ChallenKers qui va mettre en place toute la méthodologie vous assurant des résultats pertinents pour votre entreprise.

Dans les deux cas, soyez vigilants à retrouver ces éléments clés :

Eléments clés d'un Hackathon réussi

11 grandes étapes pour organiser mon Hackathon !

 

1. Définissez vos objectifs :

  • La thématique : à quel sujet souhaitez-vous trouver une réponse ?
  • Objectif du Hackathon : trouver un maximum d’idées, aboutir à des projets solides, …
  • Vos engagements post-hackathon : les participants vont prendre de leur temps pour votre entreprise. Ils veulent en retour savoir ce qui sera fait de leur travail.

 

2. En fonction, définissez la population que vous souhaitez convier, votre objectif en nombre de participants et élaborez votre plan de mobilisation. C’est-à-dire la façon dont vous allez vous y prendre pour leur donner envie de participer à l’événement :la participation doit être volontaire sinon cela risque de devenir contre-productif.

 

3. Identifiez une date et un lieu adéquat : une date adaptée aux emplois du temps des participants et un lieu qui permettent de sortir du cadre quotidien, de préférence lumineux, coloré et spacieux.

 

4. Lancez le plan de communication : invitations, affichage, e-mailing, stands, réseaux sociaux, … Soyez innovant dans votre communication, il doit susciter la curiosité et refléter votre capacité d’innovation. Vous pouvez utiliser des thèmes décalés et fédérateurs pour créer une adhésion, par exemple reprendre le thème de Star Wars et l’adapter à votre contexte. N’oubliez pas de parler des récompenses s’il y en a et de ce à quoi va servir ce travail.

 

5. Appliquez une méthode adaptée pour l’animation du Hackathon. Elle doit dès le début mettre les participants en confiance et libérer leur créativité. Ensuite, tout au long de l’événement elle doit guider les équipes vers des projets pertinents pour votre entreprise.

 

6. Prévoir votre équipe d’animation  : identifier des personnes pouvant animer, coordonner et conseiller les participants : à l’aise pour s’exprimer en public, formés à la méthodologie et compétente en gestion de projet innovants. Les animateurs sont des guides méthodologiques. Il est aussi très intéressant de mobiliser des experts métiers qui connaissent très bien la problématique abordée : ils seront d’une grande aide pour les équipes et maximiseront la pertinence des projets proposés.

 

7. Prévoir votre Jury : Le jury va sélectionner le projet le plus pertinent à mettre en place. Il ne s’agit pas nécessairement du Comité de Direction. Il est même recommandé de mélanger les profils. Dans tous les cas il doit bien connaître le sujet qui est abordé.

 

8. Créez des équipes participantes de manière équilibrée : la richesse du Hackathon vient aussi du mélange des profils. Le mieux est donc de favoriser des équipes mélangeant des profils métiers, techniques et stratégiques.

 

9. Préparer la logistique : le jour J il faut que les participants puissent utiliser du matériel créatif et qu’ils aient tout à portée de main. Ne négligez pas la nourriture. Il s’agit d’un moment intense, iles participants ont besoin de reprendre régulièrement des forces.

 

10. Les jours J : Appliquez la méthode que vous avez convenu mais soyez également flexible. Dès le début de l’événement rappelez les règles de bienveillance pour partir sur de bonnes bases.

 

11. Suivez les projets post hackathons : tenez vos promesses et étudiez la mise en place du projet gagnant. Tenez les participants informés de l’évolution du projet.

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