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Hackathon / Start-up W-E : sortir du lot [Partie 2]

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Hackathon / Start-up W-E : sortir du lot !

Vous organisez un Hackathon ou un Start-up Week-end pour créer l’événement autour d’une de vos thématiques. Comment le mettre en valeur et le faire sortir du lot ? Dans le premier article de cette série nous avons atteint l’objectif 1 qui est « Attirer l’attention » (à lire et à relire ici). Mais cela ne suffit pas, maintenant il va falloir la conserver. Pour cela rien de mieux que de montrer à votre cible que vous leur préparez un événement de qualité !

Objectif : Proposer un événement de qualité

Un véritable accompagnement des participants

Participer à un Hackathon c’est travailler en équipe et développer de manière autonome un projet innovant et pertinent pour répondre au défi qu’on vous a lancé. Pour autant, cela ne signifie pas que les participants doivent être laissés à eux mêmes. Il est important de prévoir un vrai accompagnement des participants et des équipes.

En premier lieu, mobilisez une équipe d’animation assez conséquente et formée pour gérer les différentes équipes qui vont se créer mais aussi guider les individualités qui auront besoin d’être un peu plus accompagnées.

Mettez ensuite en place la méthodologie qui guidera vos participants depuis la constitution d’équipes variées, jusqu’au Pitch devant le jury. N’oubliez pas que la plupart du temps vos participants ne se connaissent pas. Malgré cela ils doivent trouver rapidement une équipe et apprendre à travailler ensemble dans la bonne direction en seulement quelques heures. Vous devez les y aider ! Aidez à la répartition des participants en équipe, montrez leur les différentes étapes et la bonne direction pour développer leur projet, donnez leur les outils pour bien organiser leur travail d’équipe, etc.

C’est toute cette méthodologie qui fera que vos participants se sentiront épaulés dans un événement bien préparé et de qualité.

Une animation stimulante

Un Hackathon est un événement d’innovation intense et positif. Votre Hackathon doit donc respirer la créativité, le dynamisme et la bienveillance. Prévoyez un programme rythmé et une équipe d’animation dédiée et formée à l’exercice. Votre animation devra à la fois donner aux participants le temps de construire leur projet et de le mûrir, mais ne devra pas contenir de temps morts. Cela pourraient nuire à  la dynamique des équipes et limiter la stimulation collective.

Un Hackathon c’est aussi une compétition ! Les équipes se prennent très vite au jeu et bien que bienveillante, la compétition est bien présente. Prenez en compte cet élément et n’hésitez pas à vous en servir pour intensifier l’événement.

Attention à ne pas rendre l’animation trop pressante et indigeste en voulant proposer beaucoup d’ateliers, de conférences, etc. N’oubliez pas que les participants se sont avant tout inscrits pour construire un projet en équipe qu’ils vont défendre devant un jury. Tout ce que vous proposerez devra servir cet objectif et laisser aux participants le temps de réfléchir et de travailler en équipe.

Des intervenants pertinents

L’intervention d’experts métier durant l’événement est toujours apprécié par les participants. Cela permet de rassurer les participants non experts de la thématique en leur montrant que cette expertise sera bien présente et qu’ils pourront s’appuyer dessus. De plus la présence de ces experts est un gage de qualité de votre événement et des résultats qui en sortiront. Cette intervention peut se dérouler de différentes manières :

  • Une table ronde ou petite conférence de début d’événement. Dans ce cas nous vous conseillons d’organiser une soirée la veille, spécialement pour lancer la thématique et la réflexion autour des futurs projets.
  • De petits ateliers  Questions/Réponses ou des ateliers sur des sujets spécifiques de votre thématique. Dans ce cas, cela se fera tout au long de l’événement et les équipes y participeront si elles le souhaitent. Même si ces ateliers sont appréciés, attention à ne pas en faire trop (cf « une animation stimulante »).
  • Des experts métiers disponibles tout au long de l’événement pour répondre aux questions des équipes et les challenger. Il vous faudra bien apprécier le nombre d’experts métier mobilisés au regard du nombre de participants. Il devra y en avoir assez pour qu’ils soient facilement accessibles mais pas trop pour ne pas que leurs interventions ne deviennent une gêne pour les équipes.

Vous pouvez bien sûr mixer ces différentes formes d’intervention, qui répondent chacune à des besoins différents des équipes.

Dans le cas où il serait difficile pour vous de mobiliser des experts sur place, il est possible d’organiser une permanence téléphonique. Sur leur accord, une liste des coordonnées des experts pourrait être distribuée aux participants pour que ceux-ci puissent les contacter si besoin. Assurez-vous de la disponibilité des experts et de leur bonne compréhension de l’exercice.

Dans les deux cas, que des experts soient présents ou non, n’hésitez pas à mettre à disposition des participants, des documents ressources approfondissant la thématique travaillée. Ils apprécieront avoir des supports sur lesquels s’appuyer pour développer leur projet.

Une communication en teasing, riche et régulière

Toute cette longue préparation doit être mise en valeur et mise en avant dans votre communication. Vous allez pouvoir montrer que votre Hackathon est un événement à ne pas rater. Vos inscrits seront curieux de voir ce qui les attend.

Maintenez leur curiosité et donnez progressivement et régulièrement des nouvelles sur le contenu de votre événement : qui sera présent, comment cela va se dérouler, qui sera dans le jury, etc. N’hésitez pas à faire de petites interviews des experts ou du jury, donnez des informations sur la thématique qui sera travaillée et ce qui sera attendu.

C’est ainsi qu’au delà de l’acte d’inscription, vous conserverez l’attention des inscrits et maximiserez le nombre de personnes qui seront réellement présentes à l’événement.

Vous avez besoin de conseils, d’outils ou d’être accompagné dans l’organisation de votre Hackathon ? Contactez-nous à [email protected] ou en cliquant ici :

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