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Top 12 des outils pour organiser mon Hackathon

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Vous organisez un Hackathon et plus la date approche, plus la question des outils à utiliser et à mettre à disposition de vos participants devient de plus en plus pressante ! Alors, quels outils pour votre Hackathon ?

1. Power-point

Traditionnel mais toujours efficace pour accueillir les participants et lancer le Hackathon. C’est aussi un support simple et pratique pour les pitchs des équipes. 

2. Un Cloud

Les outils : Google drive, One drive, ChallenKers Studio

Pour centraliser et partager tous les documents liés au Hackathon pour les participants, le jury et les autres intervenants

3. Un site internet/Landing page

Les outils : Worpress, Wix, Eventbrite, Mailchimp, ChallenKers Studio

Indispensable pour communiquer sur votre événement et présenter les informations principales aux inscrits, la ou les thématiques qui seront abordées et même parfois les équipes déjà constituées de Hackathoners.

4. Une billetterie

Les outils : Weezevent, Eventbrite

Pour gérer facilement les inscriptions et récupérer toutes les coordonnées de vos participants en 1 clic.

5. E-Mailings

Les outils : Mailchimp, Mailjet, Sendgrid, SendinBlue, Sarbacane …

Envoyez des e-mailings pour communiquer sur votre événement, inviter votre liste de contacts puis gérer la relation avec les inscrits à votre Hackathon avant, pendant et après votre événement.

6. Les réseaux sociaux

Les outils : Buffer, Hootsuite, Swello, vos réseaux sociaux …

Utilisez vos réseaux sociaux pour communiquer sur votre événement et recruter des participants.  Si vous le souhaitez, créez une page Facebook ou un groupe LinkedIn  pour faire de vos inscrits une communauté et leur communiquer toutes les informations pour le jour J. Pendant le Hackathon sur Twitter,  Instagram ou encore Youtube, lancez-vous dans un live tweet/story ou un streaming vidéo. 

7. Les jeux et ateliers de créativité

Les outils : Jeux de créativité, de collaboration et de Ice Breaking ChallenKers …

Préparer la séance de créativité, indispensable du Hackathon pour permettre aux équipes de développer des projets innovants. La séance de créativité doit s’appuyer sur des techniques qui ont fait leur preuves alors 2 possibilités : si vous avez du temps et de l’énergie à y consacrer, vous pouvez construire vous même ces séances. Inspirez-vous du web (quelques idées) qui recèle de nombreux exemples à adapter à votre thématique.  Si non, le plus simple et le plus sûr est de vous reposer sur des outils existants et approuvés, tels que des jeux de créativité clé en main et faciles à animer qui vous assureront des résultats concrets.

8. Les pitchs

Les outils : Mails, clé USB, timer et panneaux, ChallenKers Studio …
 
La récupération des supports de pitchs et les imprévus techniques sont souvent chronophages, dans un timing déjà serré, au moment du Pitch devant le Jury. Pour optimiser ce temps nous vous conseillons de donner dès le début le format du pitch (pdf, power point, etc) et de bien préparer la récupération de tous les pitchs sur un seul ordinateur central pour ne pas perdre de temps (prévoyez clés usb, cloud et envoi par mail). Pour timer les pitchs utilisez un timer de pitchs : via une application « timer » à télécharger idéalement sur deux tablettes, une pour le public et l’autre pour les pitchers. Plus traditionnel mais tout aussi efficace et plutôt sympa, préparez de jolies panneaux cartonnés : 3 minutes, 1 minute, 30 secondes et Fin.
 

9. Une grille de critères

Les outils : Excel et impressions, ChallenKers Studio …

Pour sélectionner les meilleurs projets proposés par les équipes du Hackathon, il est important de  se baser sur des critères bien définis et objectifs et de bien comprendre le projet, au delà du simple pitch de quelques minutes. Pour cela, préparez une grille de critères à distribuer aux jurés et à partager avec les équipes. De plus si les membres du jury n’ont pas été présents tout au long de l’événement, prévoyez un brief pour leur présenter les projets et le travail effectué par les équipes.

10. Un outil de collaboration pour les équipes

Les outils : Trello, Slack, Evernote, ChallenKers Studio

Donnez aux participants des outils qui leur permettront de collaborer de manière fluide, d’organiser leur travail d’équipe et de se partager documents et informations rapidement.

11. Un guide méthodologique de développement de projet

L’outil : ChallenKers Studio

Pour obtenir des projets à la fois innovants et qui répondent au plus près à la problématique que vous lancez, il vous faudra construire votre propre guide méthodologique adapté au type de projet attendu, au rythme de votre événement, aux compétences des participants présents, etc. L’outil ChallenKers Studio vous permet de construire rapidement et facilement ce guide en quelques clics. Vous pouvez également vous appuyer sur des outils de management de projet, de design thinking ou de lean management.

12. Des outils de Prototypage des projets

Les outils : Adobe XD, PandaSuite, Proto.io, Axure, InVision, Figma, power point …

Adaptez les outils que vous allez proposer ou conseiller à vos participants en fonction de leur niveau de compétences informatique et en design. Certains préfèreront travailler sur un développement en code en local quand d’autres privilégieront des outils de maquettages dynamiques et les moins à l’aise sauront vous proposer des maquettes simples mais efficaces avec un outil à leur portée, comme Power point.

infographie challenkers : outils pour organiser son hackathon

Parce que trop d'outils ... tuent l'outil !

Comme vous avez pu le comprendre au travers de cet article, un organisateur de Hackathon a besoin d’un certain nombre d’outils pour organiser son événement. Jusqu’à aujourd’hui il était obligé de jongler entre une dizaine d’outils, ce qui rend la tâche d’autant plus compliquée lorsque l’on travaille en équipe. Ces outils sont d’ailleurs souvent peu interopérables et donc leur utilisation de manière simultanée peut compliquer le déroulement de l’événement. A cela il faut ajouter le temps de présentation de ces outils aux participants, leur installation et le temps d’apprentissage. Dans le timing serré caractéristique des Hackathons, autant dire que c’est compliqué !

Fort de ce constat et parce que malgré la multiplicité des outils, il n’existe aucun outil qui soit dédié à l’organisation de Hackathons et événements d’innovation, en particulier en physique. C’est ce qui nous a poussé à développer la plateforme ChallenKers Studio qui concentre toutes les fonctionnalités clés pour un organisateur de Hackathon, afin de gérer l’avant-événement, de rester réactif et flexible pendant le Hackathon et de fournir un outil collaboratif adapté et simple aux participants. ChallenKers Studio permet également de gérer le post Hackathon et de capitaliser sur tous les projets développés pendant votre événement.

Et tout cela dans un seul outil, rapide à mettre en place !

ChallenKers Studio : Hackathons, Challenges en ligne et Appels à projets.

Pour en savoir plus et bénéficier d’une démonstration gratuite :