Vous organisez un Challenge ou un Hackathon en ligne ?
Qu’il s’étende sur 1 ou 2 jours ou sur plusieurs semaines, votre principal enjeu en tant qu’organisateurs est le même : maintenir l’attention des participants tout au long de l’événement (que le premier qui n’a jamais quitté un webinaire, ou toute autre manifestation en ligne avant la fin, me jette la première pierre !).
Lors d’un événement en physique, une fois vos participants présents, il est assez facile de les impliquer. Mais en ligne ils sont tentés par de nombreuses distractions et les maintenir impliqués dans votre événement est un vrai challenge en soi !
1/ Impliquez vos participants : animez votre événement en ligne !
Et si on se mettait dans la peau d’un participant quelques instants ? Vous vous inscrivez à un hackathon en ligne, vous le notez dans votre agenda. Vous recevez régulièrement des informations alléchantes sur ce Hackathon et le jour J, vous êtes fin prêt sur la ligne de départ ! Vous vous connectez, vous accédez à un brief. Vous faîtes éventuellement partie d’une équipe (ou non) et c’est parti : il vous faut construire votre projet ! Seul chez vous, rien ne vous pousse à vous y mettre tout de suite, et en plus comment trouver l’idée ? Peut-être que mes coéquipiers en ont une ? Oh vous avez le temps, c’est pour demain soir ! … Bref, vous avez compris… Rien de mieux pour perdre vos participants en cours de route !
Pour éviter cela, LA solution c’est l’animation ! Elle est bien sûr importante sur un événement en physique pour amener les participants à un résultat intéressant, mais en ligne, elle devient PRIMORDIALE !
Votre mission : organiser et concevoir une animation adaptée à votre événement qui soit impliquante pour vos participants. Captez et conservez leur attention tout au long de l’événement : vos participants doivent se sentir partie prenante active d’un groupe dont il est acteur et qui compte sur lui. Un groupe dans lequel il a une vraie place, où il y a de l’interactivité, un rythme et des échéances qui le maintiennent dans l’événement, mais aussi un challenge motivant à relever et dans lequel on lui donne le guide pour avancer, une aide qui lui permette de savoir clairement où aller et sur quoi travailler pour développer son projet et avoir une chance de séduire le Jury !
2/ Les grands principes à ne pas négliger
#1
Créez des rendez-vous réguliers
Même si les participants peuvent, spontanément, décider de se réunir virtuellement par l’intermédiaire d’une plateforme de visioconférence, il est important d’ajouter des temps dédiés à l’agenda de votre événement.
Aussi, afin de provoquer ces rencontres virtuelles, n’hésitez pas à organiser des Lives avec tous les participants, pour donner des informations, lancer les différentes phases, donner des consignes, etc. Vous pouvez aussi organiser des sessions de rencontre avec des coachs, ou encore des points d’étape communs pour échanger entre participants et avec les mentors.
#2
Donnez à vos participants des échéances claires et régulières
Rythmez votre Hackathon, créez des échéances, donnez des objectifs pour chaque étape du Hackathon, demandez à vos participants de vous envoyer des livrables. Par exemple, n’hésitez pas à demander aux équipes 2 à 3 fois durant l’événement, d’envoyer un bilan aux mentors ou jury sur leur avancée sur leur projet.
Ces bilans permettront de suivre l’avancée des projets, créera des échéances fortes et impliquantes et sera un moment clé pour les coachs et jurés de faire des retours pour aider les projets à s’enrichir et à s’étoffer. Ces retours sont très motivants et impliquants pour les équipes car vos participants se sentiront moins seuls et vraiment accompagnés durant votre événement.
#3
Créez de l’interactivité entre les participants et les autres acteurs du Hackathon
En 2018, Emile SERVAN-SCHREIBER développait l’idée que tout groupe était nécessairement plus intelligent que tout individu isolé, et ce grâce à ce qu’il nomme comme beaucoup d’autres avant lui « l’Intelligence Collective ».
Aussi, une interactivité entre participants, mais aussi avec les autres acteurs du Hackathon (autres équipes, jurys, mentors, coachs, experts) est primordiale pour nourrir la réflexion et créer un sentiment fort d’appartenance à l’événement, d’être acteur de l’événement plutôt que spectateur.
#4
Faites travailler vos participants de manière collaborative et créez un esprit d'équipe
En mutualisant les supports de production, vos participants pourront en temps réel prendre connaissance des avancées de leurs camarades d’équipes : ce phénomène est très important car il crée une synergie et un sentiment de proximité entre membres, identiques à un événement présentiel, ce qui les incite de fait à se dépasser pour gagner la compétition.
3/ Les bonnes idées pour enrichir votre événement et le rendre mémorable
Utilisez des outils spécialement dédiés à l’organisation de vos Hackathons en ligne
Vous aurez forcément besoin d’outils pour animer votre Hackathon en ligne ! 2 solutions s’ouvrent à vous : demander à vos participants de s’inscrire à plusieurs outils et services différents en créant leurs comptes à chaque fois et en leur demandant de prendre en main chacun d’eux (fastidieux !). Ou offrez leur l’accès à une plateforme spécialement conçue pour les Hackathons en ligne, telle que ChallenKers Studio. Vous y retrouverez tous les outils de collaboration, de partage et d’échange centralisé en un seul et même lieu.
ChallenKers Studio permet, d’une part, aux organisateurs de gérer les éléments-clefs de votre challenge simplement, de collecter en un clic les productions de vos participants, et d’encourager vos participants grâce à la gamification. D’autre part elle offre aux participants un espace de collaboration simple et fluide pour développer leur projet en équipe. De plus, grâce à un système de visio-conférence intégré et accessible en un clic : vos participants pourront s’isoler dans une visio-conférence privée en équipe et participer aux Lives de conférences et de pitchs de votre événement.
Faites intervenir des experts durant votre événement
Au cours de votre événement, n’hésitez pas à convier un certain nombre d’experts de votre thématique à prendre la parole afin de nourrir la réflexion des participants. Vos intervenants pourront parler d’un sujet ouvert, ou bien répondre à des questions que poseraient en direct les participants selon des problématiques précises, soulevées par le défi du Hackathon en ligne.
Immergez vos participants au cœur d’un monde virtuel
Les rencontres spontanées sont essentielles à la vie sociale et au sentiment de vivre des moments mémorables et inattendus. Aujourd’hui les systèmes classiques de visioconférence ne le permettent pas, alors pourquoi ne pas organiser votre événement en immersion virtuelle ?
Contrairement aux idées reçues, l’immersion virtuelle 3D est accessible sur ordinateur et ne nécessite pas forcément un gros débit ou un ordinateur puissant. Pourtant cette technologie qui permet de projeter chaque participant dans un lieu réaliste sous forme d’avatar est très efficace pour donner un véritable sentiment de présence, de spontanéité et pour recréer une situation proche du réel tout en étant à distance.
Imaginez organiser votre Hackathon avec des participants du monde entier, dans un monde virtuel paradisiaque, inaccessible en réel : qui n’a jamais rêvé d’animer une conférence au sommet de la Tour Eiffel, ou bien recevoir une récompense au bord de l’océan ?
Vous voulez des participants impliqués, engagés et qui jouent le jeu ? Alors vous l’avez compris, il vous faudra porter une attention toute particulière à l’animation de votre événement, et d’autant plus qu’il est en ligne !
