Vous voulez organiser votre Hackathon, mais vous ne savez pas par où commencer ?
ChallenKers vous propose ci-dessous de retrouver 5 questions à se poser durant votre réflexion par ordre chronologique pour organiser un Hackathon couronné de succès.
#1
Comment ce Hackathon peut-il s'intégrer aux enjeux de votre organisation ?
Chaque organisation possède ses propres défis à relever, et la vôtre ne fait guère exception ! Aussi, mettre en relief ces enjeux vous permettra de déterminer l’objectif principal auquel devra répondre votre événement.
Mais comment mettre en relief les enjeux d’une entreprise ?
Peut-être votre structure a-t-elle déjà développé des axes clairs de développement ? Dans ce cas, le Hackathon s’intègre t-il dans l’un d’entre eux ?
Si au contraire, cela reste flou, il est important de mener une réflexion autour de vos enjeux et du rôle du Hackathon dans ceux-ci : il existe justement des moyens de les déceler.
Ateliers préparatoires au Hackathon
Ateliers de 1 à 2 heures maximum, ces derniers permettent aux différentes parties prenantes de s’exprimer sur la situation actuelle de l’entreprise et les améliorations à apporter, s’ils sont bien animés et rythmés.
- Point positif : détection fine des enjeux rencontrés par l’entreprise grâce à l’usage de l’intelligence collective
- Point négatif : Un atelier nécessite de mobiliser un certain nombre de parties prenantes pendant 1 à 2 heures, ce qui n’est pas toujours chose aisée
Un moyen plus simple et moins chronophage existe :
Sondages
Les sondages sont un moyen plus rapide, plus simple et peu coûteux, le sondage s’inscrit également dans une démarche de détection des enjeux auxquels fait face l’entreprise.
Le format de votre sondage vous appartient : sobre ou détaillé, numérique ou papier, le choix est vôtre !
- Point positif : Votre structure économisera autant de l’argent que du temps dans cette action pour résultats acceptables
- Point négatif : Toutefois, un sondage sera moins précis que tout atelier préparatoire, et vous aurez certainement plus de mal à sélectionner les points-clefs nécessaires à l’identification de vos enjeux
#2
Ai-je besoin d’une thématique particulière pour ce Hackathon ?
Le choix d’une thématique claire est primordial pour l’organisation et l’animation de votre événement.
En effet, afin d’obtenir des résultats satisfaisants, les participants doivent comprendre instantanément à quels enjeux ils tentent de répondre, et cela passe notamment par la thématique de l’événement.
Votre thématique doit faire l’objet d’une réflexion minutieuse.
Pour cela, nous vous proposons une démarche en 4 étapes :
- Quels sont les grands enjeux pour votre structure en ce moment ?
Comme indiqué dans la question précédente, il existe plusieurs méthodes pour déceler les enjeux de votre entreprise. Une fois cette étape achevée, listez les 3 enjeux les plus importants pour votre structure. Quand c’est possible nous vous conseillons d’associer votre Direction à cette réflexion. Vous pouvez aussi vous appuyer sur les directives internes et les plans de développement de votre Direction générale par exemple. - Dans ces 3 grands enjeux, déclinez pour chacun 3 sous-enjeux.
Nous rentrons alors sur des leviers de travail plus concrets, sur lesquels vos participants peuvent se projeter. - Qui seront vos participants ?
Pour répondre à cette question vous devez déjà avoir défini en amont l’objectif premier de votre Hackathon Si l’objectif central de votre évènement n’est pas la thématique de l’évènement, il est très important d’avoir en tête qui seront les participants. La thématique que vous choisirez doit parler à votre cible : elle doit être attractive pour eux et accessible. En ce sens, il vous faudra choisir vos participants en fonction de leurs compétences et de ce qu’ils peuvent apporter à votre Hackathon (cf question suivante) - Choisissez ensuite le sous-enjeux à la fois le plus pertinent pour votre entreprise afin que le travail effectué par les participants puisse être véritablement utile et créer de la valeur pour votre structure, et le plus adapté à votre cible.
#3
Quels participants inclure ?
Bien sélectionner les profils adéquats pour son Hackathon est primordial mais parfois difficile, surtout si vous souhaitez obtenir des résultats conformes à vos attentes (cf notre article sur le sujet).
La formulation de votre thématique devra parler à tous les profils de participants que vous souhaitez inviter au Hackathon afin qu’ils puissent chacun apporter leur compétences. Gardez à l’esprit qu’un participant intéressé sera un participant actif.
Enfin, gardez à l’esprit les disponibilités de vos cibles (1 jour ? 2 jours ? 3 jours ?) : grâce à cette information, vous pourrez établir la durée de votre événement.
Toutefois, les participants ne sont pas les seuls à convaincre. Avoir le soutien de votre Direction est également primordial.
#4
Qui doit soutenir votre Hackathon ?
Les haut-dirigeants de votre entreprise devront être les premiers à soutenir votre Hackathon. Ils donneront de la légitimité et du poids à votre événement, et sauront vous donner les moyens pour organiser les Hackathon.
Viendra ensuite le tour des sponsors éventuels de votre événement : ces derniers vous soutiendront s’ils sont convaincus que votre Hackathon leur garantira un retour sur investissement conséquent. Aussi, il sera nécessaire d’orienter la réflexion sur l’objectif à poursuivre en fonction des intérêts des sponsors (e.g. si votre sponsor a développé une application, vous pourriez essayer de l’intégrer dans les débats durant votre Hackathon).
#5
Quel forme devra prendre ce Hackathon : en ligne ou en physique ?
En fonction de l’objectif de votre Hackathon, votre challenge aura plus ou moins un aspect digital. Il existe 3 formats de Hackathons :
- Le Hackathon en présentiel :
Votre événement se déroule intégralement dans un lieu physique. Ce format de Hackathon permet aux participants de créer un véritable contact humain, propice à la créativité et à la rapidité dans la prise de décisions - Le Hackathon 100% en ligne :
Votre événement se déroule 100% à distance. Ce format de Hackathon permet de rassembler des participants aux talents variés, où qu’ils se situent à travers le Monde, en s’affranchissant des barrières géographiques. - Le Hackathon hybride :
Votre Hackathon peut commencer en ligne (recueil des idées des participants en ligne par exemple), puis se poursuivre en présentiel au cours d’une ou de plusieurs sessions de travail en physique. Ce format est idéal si vous souhaitez recueillir un maximum d’idées dans un premier temps, puis ensuite réunir les équipes les plus prometteuses pour une finale.
Ainsi, vos participants pourront découvrir l’usage de nouveaux outils digitaux et apprendre à les utiliser dans le cadre de travail collaboratifs et transversaux. Il pourront alors utiliser par la suite leurs nouvelles compétences dans leurs travaux quotidiens.
Vous souhaitez organiser un Hackathon ? Échangeons ensemble sur votre projet.
